Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет": Пробежимся вкратце по его закладкам: Примеры авансовых отчётов из жизни. Заполняем закладку "Авансы". Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе. Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом.
Авансовый отчет для бюджетников: порядок заполнения в 2021 году
С января 2024 года сроки выплаты расходов по авансовому отчету изменились в зависимости от типа расходов. Теперь сотрудники должны подавать отчеты не позднее 10-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были произведены расходы. «По денежным средствам, полученным под отчёт безналичным способом, авансовый отчёт предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчётные средства, но не ранее выхода сотрудника на работу». Скачайте образцы документов и смотрите инструкцию о расчетах с подотчетными лицами в 2024 году с учетом последних изменений. В этой статье мы рассказали, кому и на какой срок можно выдать подотчетные средства, как оформить и учесть выдачу. это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса. В отчете лицо, получившее денежные средства на любые цели, указывает. Но в действительности же авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют на хозяйственные нужды организации свои с деньги, а использованная сумма отражается как перерасход.
Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки
Основной счёт командировочных расходов — 71 “Расчёты с подотчётными лицами”. С ним корреспондируют счета списания затрат в зависимости от целей командировки — 08, 20, 23, 25, 26, 44, 91. В бухгалтерском учёте расходы отражаются по факту сдачи авансового отчёта. Порядок оплаты пропишите в Положении о командировках. На заявлении руководитель укажет сумму компенсации или сделает отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию. Принятие к учету расходов подотчетного лица. Для принятия к учету расходов, произведенных подотчетным лицом, используется документом Авансовый отчет раздела Денежные средства пункт Расчеты с подотчетными лицами.
JavaScript is disabled
Кто заполняет авансовый отчет в 2021 году. В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы. Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами. Возмещение расходов по авансовому отчету — сроки, проводки, заявление, документы, компенсация. В случае если ущерб причинен в результате непредставления подтверждающих документов по выданным денежным суммам, то указанный годовой срок начинает течь со дня, когда работник был обязан представить авансовый отчет.
Выплата перерасхода по авансовому отчету срок
Его печатная форма включает: направления их использования; реквизиты подтверждающих документов. В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства ПКО, банковская выписка. Инфо На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств. Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71. Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее». Оплата по авансовому отчету срок Сотрудник принес авансовый отчет, но денег в подотчете у него небыло.
Сколько времени у меня есть, чтоб возместить его расходы? Это всё как-то регламентируется? Просто денег в кассе нет, и в ближайшее время не предвидится. Поделиться с друзьями Большенство мужчин более уважительно относилось бы к женскому уму, если бы он у них при ходьбе слегка подпрыгивал. А как звучит приказ на отсрочку оплаты хотя бы приблизительно?
Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход». Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены. Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз. Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник. Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов. Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10.
Обратите внимание: своевременный возврат зависит как от доброй воли работника, так и от расторопности бухгалтера при обработке авансового отчета. Трудовым кодексом ч. Положения N 373-П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам. Перерасход по авансовому отчету К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов слипы и т. Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Возмещение по авансовому отчету сроки Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Что это такое Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т. Когда оформляется Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником. Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником. Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой. Правила заполнения Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты. Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге. В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету. Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России. Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету? Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании. Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов. Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. Ими могут быть: Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником. Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату. Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника. Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника. Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.
Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов см. Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается. Рекомендуем прочесть: Вступление в наследство после истечения срока В какой срок проверяют авансовые отчеты и производят выплату перерасхода дата составления; занимаемая должность; табельный номер; слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию перерасход или остаток. Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется в течение 5-ти дней после возвращения сотрудника из служебной поездки. Если же расчеты проводились после снятия денег с карты, то сроки сдачи отчетного документа сокращаются до 3-х дней с момента завершения командировки. Выполнение производственных или хозяйственных поручений. Сотрудник должен предоставить отчет в течение 5-ти дней после выполнения задания. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. Иными словами — можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам. Как правило, это директор. Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет. Если сумма превышения компенсирована после предъявления авансового отчета, то все издержки учитываются в момент выплаты денег сотруднику в конкретном налоговом периоде. Ограничений по суммам выплат в рамках одного приказа нет: Однако, здесь стоит учесть, что при расчетах с другими предприятиями и предпринимателями сотрудник не должен превышать лимит в тысяч рублей в рамках одного договора. Перечисление Перерасхода По Авансовым Отчетам Какой Срок каждая расходная строка имеет подтверждающий документ; отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами; соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты. Что это такоеОтчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Что делать при перерасходе по авансовому отчету В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем что подтверждает его согласие с осуществленными тратами. В какие сроки предприятие должно выплатить перерасход по авансовому отчету Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. НДФЛ и страховые взносы Независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги при наличии подтверждающих документов не облагаются: Единственным условием выступает отображение порядка выдачи подотчетных денег в учетной политике предприятия. Основная заминка может возникнуть при оформлении авансового отчета, который предусматривает внесение данных о расходно-кассовом ордере. Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия ст. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг ст. Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия. Нарушение установленного порядка может стать основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности ст. Возмещение перерасхода должно быть произведено в разумные сроки. Если в кассе предприятия отсутствует необходимая сумма, то стороны могут договориться о выплате денег частями. Перерасход по авансовому отчету: как возместить денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет ; работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств это могут быть, к примеру, кассовые чеки. После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.
Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
В общем случае фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым по возвращении из командировки. Явка работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее согласовывается с работодателем. В силу ст. Расходы на проезд в место командировки и обратно возмещаются работнику работодателем.
Вопрос принятия к учету проездных документов в целях компенсации расходов на проезд командированного работника в случае его раннего отъезда в командировку и более позднего приезда из нее, приходящегося на нерабочие дни, решается по согласованию с работодателем или уполномоченным им лицом. Вопрос В общем случае фактическое время пребывания в месте командировки определяется по датам прибытия в место командировки и убытия из места командировки с учетом предъявленных для оплаты проездных билетов. Как определить расходы на выплату суточных, если работник выехал в место командировки ранее срока, указанного в приказе, а вернулся после установленного срока, находясь в месте командировки свои выходные дни?
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства суточные , возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни , а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути абз. Например, в абз. Таким образом, вопрос о выплате суточных за дни, предшествовавшие дате начала и окончания командировки, решается работодателем дополнительно.
В общем случае при выплате суточных учитывается срок командировки, указанный в приказе руководителя о направлении работника в командировку, без зачета дополнительного периода в пути, если задержка в месте командировки на время выходных дней произошла по инициативе работника. Вопрос В соответствии с п. Как произвести окончательный расчет с командированным работником?
Для того чтобы произвести с работником окончательный расчет после возвращения из командировки, он должен представить авансовый отчет, а также подтверждающие понесенные расходы документы в срок не позднее трех рабочих дней п.
Заполнение отчета в программе интуитивно понятное. Некоторые поля работодатель может настроить так, чтобы выпадал раскрывающийся список и сотрудник мог выбрать подходящую запись.
Бухгалтеру легко проверить авансовые отчеты, которые сотрудники заполняют в СБИС. Работать с авансовыми отчетами в СБИС Оставить заявку Что делать, если документов нет Первостепенная задача подотчетного лица — выполнить служебное задание. Например, закупить канцелярию или съездить в командировку.
Другая задача — предоставить в бухгалтерию документы, которые докажут, что средства потрачены не на личные цели, а на нужды компании. Работодатель может принять авансовый отчет и без документов, если, например, чек потерян, но служебное задание сотрудник выполнил — купил то, что нужно. Проверяющих такая ситуация не устроит.
Даже если работодатель принял авансовый отчет, а подтверждающих документов в наличии нет, контролеры могут посчитать подотчет доходом сотрудника. И доначислить НДФЛ и страховые взносы. По НДФЛ уже сформирована отрицательная для работодателей судебная практика.
Если нужных документов нет, но работодатель утвердил авансовый отчет, помните: Можно списать с сотрудника долг по авансу, выданному в подотчет. Нельзя проводить расходы в налоговом учете. Придется начислить с суммы подотчета агентский НДФЛ и страховые взносы.
Удержать НДФЛ следует за счет любых доходов работника в денежной форме. Нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превышала П. Если до окончания года весь НДФЛ удержать не смогли например, работник уволился , работодатель должен сообщить о невозможности удержать налог и самому работнику, и в ИФНС.
Срок сообщения — П. Если работодатель проигнорирует обязанность исчислить и удержать НДФЛ, при проверке налоговая доначислит этот налог П. Плюс страховые взносы.
Чтобы доказать целевую направленность подотчетных трат, храните подтверждающие документы даже на УСН с объектом «Доходы» или спецрежиме ПСН. Для сокращения документооборота попросите подотчетника вместо бумажных кассовых чеков получать электронные. Как принимать е-чеки к учету, рассказали в статье.
Как действовать, если документы есть, но траты под вопросом Бывает, документы есть, но сам документооборот и реальность трат под сомнением. Такое бывает, когда документооборот формальный, фиктивный, а контрагенты зачастую проблемные. Тогда подотчет также признают доходом работника, с начислением зарплатных налогов на сумму подотчетных.
Списать траты на расходы не получится. Проигрышное для работодателя судебное дело. Подотчетник предоставил договоры с проблемными контрагентами и первичку на приобретение ТМЦ.
Сделки были многомиллионными. По мнению инспекторов, не было необходимости оплачивать их именно через подотчетника наличными. Вывод проверяющих и судей : документооборот был формальным.
Нужно доначислить агентский НДФЛ с подотчетных сумм. Если траты подтверждены надлежащими документами, но экономически не обоснованы, тоже будут претензии от контролеров. И требование доначислить зарплатные налоги.
Сделать сайт просто как «раз-два-три»! Выбрать и зарегистрировать свободное доменное имя. Заказать хостинг, выбрав подходящий тарифный план или заказать установку выделенного сервера. Заказать создание сайта у нашего специалиста.
Если локальным нормативным актом организации установлено, что для получения возмещения работник должен заполнить авансовый отчет, оформляйте его в обычном порядке.
Так как деньги работнику не выдавались, не указывайте сумму полученного аванса, а также показатель в строке "Итого получено". По строке "Перерасход" укажите сумму, потраченную работником из собственных средств. После проверки отчета и его утверждения руководителем иным уполномоченным лицом выплатите возмещение работнику и внесите информацию о выданном перерасходе в авансовый отчет. Для возмещения работнику расходов, понесенных в интересах организации, сделайте следующее: получите от работника заявление служебную записку, отчет с приложенными документами, подтверждающими понесенные расходы, а в случае если вашим локальным нормативным актом предусмотрено последующее одобрение - и с визой руководителя или иного уполномоченного лица, свидетельствующей о согласовании возмещения; КонсультантПлюс: примечание. Для учреждений: Для перечисления сумм компенсации на банковскую карту работника с лицевого счета оформляйте заявку на кассовый расход ф.
Если вы являетесь косвенным участником - применяйте виды распоряжений о перечислении, установленные для вас прямым участником. В поле 24 платежного поручения укажите "Возмещение расходов работника, произведенных в интересах организации", а поле 20 оставьте пустым - возмещение расходов не является доходом работника п.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Обязанность возмещения ущерба, причиненного стороне трудового договора Сторона трудового договора работодатель или работник , причинившая ущерб другой стороне, возмещает его в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. При этом в силу части третьей статьи 232 Трудового кодекса задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику, сохраняется и после расторжения трудового договора. Увольнение работника не освобождает его от возврата выданных под отчет сумм. Читайте также: Материальная ответственность работника за ущерб Трудовым законодательством установлены случаи возложения на работников полной материальной ответственности.
Читать 1 ответ Я оформила авансовый отчет на оплату льготного проезда в отпуск после своего отпуска. Какие существуют сроки выплаты возврата денег по моему авансовому отчету? В бухгалтерии говорят финансирования нет. Есть ли рамки и где это прописано? Читать 1 ответ Сроки и требования организации при получении авансовых отчетов по электронному документообороту - обзор законодательства В организации где я работаю принят электронный документооборот, авансовые отчеты сдаются сканами документов чеки, квитанции и т. При отправке таких отчетов на официальную эл. Прошу сказать в течении какого времени при получении эл.
Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так: Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд. Удержать задолженность из зарплаты. Приказ служит основанием для удержания невозвращенных подотчетных сумм Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя. Пример приказа, если руководитель принял решение не удерживать с сотрудника невозвращенную сумму подотчета и простить долг Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать. Срок исковой давности по таким долгам — три года.
Так, в силу статьи 243 Трудового кодекса материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Расходный кассовый ордер относится к таким документам. Удержание не возвращенных работником денежных сумм, выданных под отчет В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса работодатель вправе производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. При этом должны соблюдаться следующие условия: решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания;.
Оплата по авансовому отчету срок
| Возмещение перерасхода по авансовому отчету сроки - Права россиян | Работник вернулся из командировки, но не представил авансовый отчет и не вернул выданный аванс в установленный срок – не позднее 19 марта (у работника 5-дневная рабочая неделя с выходными – суббота и воскресенье). |
| Расчеты с подотчетными лицами в году. | Авансовый отчет по командировке – проводки в базе учета могут отличаться в зависимости от срока командировки, типа командировочных расходов и момента возврата неизрасходованных сумм. |
| Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию | Но в действительности же авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют на хозяйственные нужды организации свои с деньги, а использованная сумма отражается как перерасход. |
Срок возмещения расходов по авансовому отчету
деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны указываться назначение выплаты, калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса, срок, на который выдаются денежные средства. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг (ст.273 НК РФ). Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника. Учреждение вправе, как это указано в п. 214 Инструкции N 157н, выдавать подотчетным лицам несколько подотчетных сумм при условии, что в день выдачи каждой из сумм не наступил срок представления авансового отчета по всем ранее выданным подотчетным суммам.
Как списать подотчетные суммы
Аналогичную позицию занимают суды при разрешении споров о компенсации работникам расходов, оплаченных ими за свой счет. КонсультантПлюс: примечание. Для учреждений: Порядок компенсации работнику расходов, произведенных им на нужды учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, закрепите в своей учетной политике. В частности, обеспечьте правильность применения документов, необходимых для принятия учреждением обязательств перед работником, с учетом установленных требований. При этом для удобства в учете вы можете установить к оформлению таких операций те же правила, что и в случае возмещения перерасхода подотчетному лицу. Рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт например, инструкцию или положение о компенсации расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счет.
В документе, в частности, можно предусмотреть: ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары работы, услуги в интересах организации например, водитель в случае поломки служебного автомобиля в пути может оплатить ремонт ; порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования. Согласовывать расходы можно разными способами.
Копия документа, подтверждающего льготный отпуск. Информация о банковском счете получателя возврата денежных средств. В соответствии с Законом РФ "О бухгалтерском учете" бухгалтерия должна провести перерасчет в течение 10 рабочих дней после получения отчета об авансе за проезд.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы.
Компенсация расходов по авансовому отчету Важно Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом Авансовый отчет — это первичный документ, который предназначен для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом. Работники и прочие лица могут получать денежные средства на командировочные, хозяйственные, представительские расходы. Авансовый отчет имеет типовую форму АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01. Чтобы получить аванс, работник или иное лицо пишет заявление, которое подписывает руководитель с указанием суммы, срока выдачи, ставит подпись и дату. Выдача аванса из кассы производится по расходному кассовому ордеру. В срок не позднее 3 рабочих дней с момента выхода на работу или окончания срока выдачи денежных средств, подотчетное лицо обязано отчитаться по полученным суммам, то есть представить авансовый отчет. Сроки выплаты перерасхода по авансовому отчету О порядке ведения кассовых операций…» от 11. Также, в соответствии с п. Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя. Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета. В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Сроки оплаты по авансовому отчету Составление авансового отчета начинается самим работником — подотчетным лицом, которое получало денежные средства. Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету Предоставление оправдательных документов важно не только для работника, но и для работодателя. Так как они является основанием для включения понесенных сотрудником расходов в состав издержек, которые будут учтены при налогообложении прибыли предприятия ст. Если организация использует кассовый метод начисления расходов, то произведенные расходы учитываются по факту оплаты товаров и услуг ст. Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет.
Что нужно знать про командировочные расходы
В свою очередь товарный чек является одним из первичных документов, на основании которых покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи. Причем ст. То есть товарный чек является законной альтернативой кассовому чеку и подтверждает факт осуществления расходов на равных с ним основаниях письмо Минфина от 16. Любой ли товарный чек, представляемый подотчетным лицом, может подтверждать расходы организации?
Нет, не любой. Товарный чек в целях подтверждения расходов организации должен содержать все реквизиты, указанные в п. К таким реквизитам относятся: наименование документа, дата его составления и порядковый номер; наименование товаров, работ, услуг, их количество и цена; наименование продавца и его ИНН; применяемая при расчете система налогообложения; признак расчета; сумма и форма расчета; ФИО, должность и подпись лица, выдавшего товарный чек.
При отсутствии какого-либо из вышеуказанных реквизитов товарный чек не будет считаться надлежащим документальным подтверждением состоявшегося расчета. Соответственно, учесть расходы по такому чеку организация не сможет письмо Минфина от 06. Может ли компания выдавать авансы подочетникам "задним числом"?
Например, когда подотчетник за свой собственный счет покупает что-то для нужд организации и потом приносит в бухгалтерию кассовые чеки и авансовый отчет. Нет, так делать нельзя. Выдача денег под отчет осуществляется до совершения самих расчетов.
Деньги выдаются на основании распоряжения работодателя либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме. Данное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату п. Выдача денег подотчетнику «задним числом» законодательством не предусмотрена.
Сотрудник не получал денег под отчет, но произвел за свой счет расходы в интересах организации купил офисные принадлежности. Может ли организация возместить работнику эти затраты и учесть их в составе своих расходов? Только в этом случае оформляется не выдача наличных денег под отчет «задним числом» , а именно компенсация расходов работника на приобретение товаров для нужд организации.
Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так: Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности.
Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд. Удержать задолженность из зарплаты. Приказ служит основанием для удержания невозвращенных подотчетных сумм Простить долг.
Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя. Пример приказа, если руководитель принял решение не удерживать с сотрудника невозвращенную сумму подотчета и простить долг Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.
Срок исковой давности по таким долгам — три года.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это "Прочее". Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. По кнопке "Печать" мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.
В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71: Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ — это создание документа" Поступление наличных" на основании авансового отчета: При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически: Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71: Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа "Авансовый отчет". Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Тогда может быть принято решение возместить стоимость проезда сотруднику.
Однако для целей налогообложения принять такие расходы невозможно. Кроме того, в последнее время участились случаи аренды автомобиля при нахождении в командировке. Эти расходы также классифицируются как расходы на проезд.
Расходы на проживание. Равно как и в ситуации с проездом, расходы на проживание возмещаются в полном объеме. При этом не важно, проживал сотрудник в гостинице или на арендованной квартире.
Основанием для возмещения затрат на проживание и признание их в составе расходов являются подтверждающие документы: счета из гостиницы или договор найма жилого помещения с квитанцией об оплате. При отсутствии таковых, организация имеет право возместить потраченные суммы сотруднику, однако не имеет права принимать данные расходы для целей налогового учета. Расходы на питание или суточные.
Расходы на питание как таковые не входят в перечень расходов, которые работодатель обязан возмещать командированному сотруднику. В большинстве случаев, при направлении работника в служебную поездку, ему перечисляются суточные из расчета: 700 рублей в сутки при поездке по России; 2 500 рублей в сутки, при командировке за границу. При этом, за первый или последний день командировки выплачиваются 700 рублей, так как сотрудник находится на территории домашнего государства.
Размер суточных может быть увеличен внутренним документом компании. Тогда сотруднику выплачивается сумма, прописанная в локальном документе, а для целей налогообложения принимается только в законодательно установленном размере. На заметку!
При проживании командированного лица в гостинице, нередки случаи, когда стоимость питания не выделена отдельной строкой в счете. Тогда всю сумму по счету можно отнести на статью расходов «Проживание» и принять в расходы в полном объеме. Отчитываться за суточные сотрудник не обязан.
Выдача аванса и суточных — проводки При направлении сотрудника в служебную командировку, бухгалтерия организации, на основании приказа перечисляет командируемому сотруднику аванс. При расчете приблизительной суммы аванса следует учитывать предполагаемую длительность командировки и возможные дополнительные расходы. Сумму аванса, как правило рассчитывает сам сотрудник, с использованием специальной формы.
На примере ниже, покажем запрос на командировочные сотрудника при отправлении в заграничную командировку. Как видно, запрос суточных идет из расчета 1 день по норме по России и 5 дней по норме, положенной при отправлении в заграничную командировку. Билеты приобретаются в два конца, и дополнительно запрашиваются средства на оплату пригородного сообщения от гостиницы до места службы.
Из-за неудобства рейса, одну ночь сотрудник будет вынужден провести в Москве, на территории РФ, и 5 ночей по месту командирования.